Actualizat clarificari 07.09:

Raspuns la intrebarea 1:

a) caietul de sarcini, inclusiv clarificarile si/sau masurile de remediere aduse pana la depunerea ofertelor ce privesc aspectele tehnice si financiare – Anexa 1, respectiv cerintele cu privire la specificatiile tehnice si financiare din documentatia de atribuire asa cum a fost pusa la dispozitia ofertantilor ( toate cerintele din documentatia de atribuire, mai putin conditiile de calificare si formularul 1, inclusiv modelul de contract/acord-cadru) inclusiv solicitarile de clarificare si raspunsurile la solicitarile de clarificare publicate pe site-ul achizitorului, cu privire la aspectele tehnice si financiare ;

b) oferta, respectiv propunerea tehnica si propunerea financiara, inclusiv clarificarile din perioada de evaluare – Anexa 2, respectiv oferta depusa de operatorul economic ( propunere tehnico-financiara, inclusiv clarificarile din perioada de evaluare, mai putin documentele de calificare solicitate la Cap.6-Conditii de calificare si formularul 1 ) .

Intrebare 2: In raspunsul la claficarea B intrebarea 1, specificati: Intelegerea dvs este corecta, in cadrul propunerii financiare se va prezenta doar comisionul % ofertantului raportat la fiecare contract subsecvent- in acest caz se va propune un commision pentru fiecare contract subsecvent sau este suficient comisionul aplicat pe intreg acord cadru?

Raspuns la intrebarea 2: Se va propune un comision (%) unic, ferm raportat la contract subsecvent.

Actualizat clarificari 06.09:

Intrebarea 1:

Unde vor fi ofertate preturile aferente serviciilor care nu sunt precizate la art 3 din modelul de contract subsecvent, respectiv servicii de interpretariat si transport:

a) se includ in pretul unuia din serviciile precizate la art. 3 sau

b) se vor oferta distinct in cadrul art. 3 (caz in care solicitam Autoritatii Contractante sa actualizeze modelul de contract subsecvent)

Raspuns la Intrebarea 1:

In conformitate cu Cap.I, art.1 Obiectul contractului, din contractul subsecvent unde sunt precizate si tipurile de activitati care constituie obiectul clarificarii, respectiv serviciile de transport cu sofer si serviciile de traducere, acestea se oferteaza distinct si vor fi introduse in contractul subsecvent.

In cadrul unui contract subsecvent cap.II, art 3 se introduc dupa caz, punctele:

1.4. Servicii de transport cu sofer, capacitate ....(numar locuri), in valoare estimata de.....lei, fara TVA, pentru data de....

1.5. Servicii de traducere asigurate de ...( numar de translatori), in valoare estimata de.....lei, fara TVA, pentru data de ....

Intrebarea 2:

Va rugam sa confirmati ca valoarea aferenta prestarii serviciilor de catre expertii solicitati in Caietul de sarcini va fi inclusa in comisionul care va fi ofertat de fiecare participant la procedura.

Raspuns la Intrebarea 2:

Confirmam intelegerea operatorului economic cu privire la includerea valorii aferente prestarii serviciilor de intermediere de catre expertii solicitati prin documentatia de atribuire in comisionul unic, ferm, exprimat procentual, raportat la contractul subsecvent.

Intrebarea 3:

Va rugam sa clarificati cand se vor oferta preturile aferente serviciilor descrise fa art. 3 din modelul de contract subsecvent, avand in vedere ca la faza licitarii acordului cadru ofertantii vor oferta strict comisionul si contractele subsecvente se incheie fara reluarea competitiei.

Raspuns la Intrebarea 3:

Dupa incheierea acordului-cadru de servicii cu maxim 3 operator economici, fara reluarea competitiei, achizitorul de regula, cu minim 15 zile inainte de inceperea evenimentului si in functie de necesitatile specifice, cunoscand locatia in care va avea loc tipul de eveniment si numarul de persoane participante se va adresa promitentului-prestator clasat pe primul loc in vederea obtinerii de oferte de pret pentru fiecare tip de activitate.

Intrebarea 4:

Avand in vedere ca la faza licitarii acordului cadru, ofertantii vor oferta strict comisionul, va rugam sa clarificati cum se stabileste incadrarea in valoarea maxima estimata a acordului cadru.

Raspuns la Intrebarea 4:

Autoritatea contractanta are pentru fiecare eveniment un buget maxim estimat, in functie de numarul maxim de participanti si cerintele specifice tipului de eveniment, estimarile fiind facute in baza istoricului evenimentelor derulate pana in prezent, valoarea estimata a acordului-cadru fiind data de insumarea tuturor categoriilor de cheltuieli pe activitati , tinand cont si de comisionul ofertantului, raportat si la specificul serviciilor de intermediere ce urmeaza sa fie prestate.

Intrebarea 5:

Va rugam sa clarificati la ce se refera expresia „depasesc cantitatea estimata" prevazuta la pct. b) din art 6.1 din modelul de acord - cadru, in conditiile in care in Caietul de sarcini, Autoritatea Contractanta a prevazut cantitatile minime si cantitatile maxime de servicii (cap. 2.1 din Caiet sarcini).

Raspuns la Intrebarea 5:

Art.111, alin.1 din HG 395/2016 se refera la faptul ca, cantitatile minime si maxime prevazute in acordul-cadru reprezinta estimari ale necesitatilor autoritatii contractante, cantitatile reale de servicii putand fi mai mari sau mai mici decat cele estimate.

Intrebare 6:

Va rugam sa confirmati ca plata serviciilor real prestate se va face DOAR pe baza de rapoarte de activitate si factura/facturi emise de Prestator, fare alte documente de tipul factura emisa de hotelul la care se va face cazarea participantilor, factura emisa de firma de transport etc.

Raspuns la Intrebarea 6:

La cap.7.2 Raportul de activitate este precizat ca: “Raportul trebuie sa cuprinda o parte narativa si o sectiune financiara. Sectiunea financiara trebuie sa contina detalii privind costurile pe tipuri de cheltuieli si documentele justificative pentru verificarea cheltuielilor.

Raportul de activitate intocmit pentru fiecare eveniment in parte, trebuie sa contina ca anexe documente justificative pentru cheltuielile efectuate (diagrama de cazare, note de plata/bonuri nefiscale, dupa caz)”.

In vederea verificarii comisionului aplicat de prestator in cadrul facturii/facturilor intocmite de catre acesta sunt necesare documente justificative, care pot fi si facturi de tipul celor specificate de operatorul economic, note de plata/bonuri nefiscale, dupa caz.

Intrebare 7:

Pentru incheierea contractului subsecvent, va rugam sa confirmati ca atat timp cat promitentul-prestator va transmite autoritatii preturi pentru serviciile solicitate aflate in limitele valorice prevazute in Caietul de

sarcini, contractul se va incheia cu respectivul prestator.

Raspuns la Intrebarea 7:

Va confirmam in baza art.108 din HG 395 ca Prin incheierea unui acord-cadru, autoritatea contractanta isi asuma fata de operatorul/operatorii economic/economici care este/sunt parte a acordului respectiv urmatoarele obligatii principale:

a) sa nu incheie cu alt operator economic, pe durata acordului-cadru, un contract avand ca obiect achizitionarea produselor/serviciilor/lucrarilor care fac obiectul acordului-cadru respectiv;

b) sa atribuie contracte operatorului/operatorilor economic/economici semnatar/semnatari, ori de cate ori intentioneaza sa achizitioneze produsele/serviciile/lucrarile care au facut obiectul acordului-cadru respectiv, respectand conditiile esentiale stabilite la incheierea acestuia.

(2) Prin exceptie de la dispozitiile alin. (1) lit. a), autoritatea contractanta are dreptul sa incheie cu alt operator economic un contract de achizitie publica avand ca obiect achizitionarea acelorasi produse/servicii/lucrari care fac obiectul acordului-cadru respectiv in cazul in care operatorul/operatorii economici semnatar/semnatari al/ai acordului nu mai are/au capacitatea de a raspunde solicitarilor autoritatii contractante.

(3) Solicitarea autoritatii contractante adresata operatorului economic pentru a furniza/presta/executa se materializeaza prin incheierea unui contract subsecvent acordului-cadru.

Intrebare 8:

Va rugam sa clarificati daca valoarea maxima estimata a acordului- cadru acopera

i) atat comisionul, cat si valoarea serviciilor prevazute pentru prestare sau

ii) doar-valoarea comisionului.

Raspuns la Intrebarea 8:

Valoarea maxima estimata a acordului-cadru acopera atat comisionul cat si valoarea serviciilor care urmeaza sa fie prestate.

Intrebare 9:

Cu privire la data limita de depunere a ofertelor va rugam sa confirmati faptul ca aceasta este 08.09.2016, ora 24:00. si nu ora 0:00 dupa cum ati mentionat in raspunsul la solicitarile de clarificari anterioare.

Raspuns la Intrebarea 9:

Confirmam ca data/ ora limita de depunere a ofertelor se va implini la ora 24 a zilei de 08.09.2016 ( se pot depune oferte pe e-mailul precizat in tot cursul zilei de 08.09.2016).

Intrebare 10:

Va rugam sa precizati in ceea ce priveste contractele similare, daca se doresc contractele de servicii in cadrul carora persoanele propuse au avut responsabilitati cu privire la organizarea de evenimente, in format fizic sau sunt suficiente in aceasta etapa doar specificatii ale acestuia, cum ar fi: numar, data, beneficiar, etc

Raspuns la Intrebarea 10:

Singurele documente care nu se solicita sa fie depuse pana la data limita de depunere a ofertelor( respectiv , in tot cursul zilei de 08.09.2016 pana la ora 0:00) sunt certificatele constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) pentru punctul/punctele de lucru implicat/e in derularea acordului-cadru, la momentul prezentarii, care urmeaza sa fie prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantii clasati pe primele 3 locuri in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.

Restul documentelor de calificare solicitate la cap.6 Conditii de calificare din documentatia de atribuire asa cum sunt ele precizate mai jos se vor prezenta odata cu documentele ofertei:

-Formular nr.1, asumat de ofertant prin semnatura/stampila;

-certificat constatator emis de ONRC, din care rezulta informatiile solicitate;

-Lista principalelor servicii prestate in cursul unei perioade care acopera cel mult ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor si a beneficiarilor publici sau privati, confirmate prin prezentarea unor certificate/ documente emise sau contrasemnate de acestia, din care sa rezulte prestarea de servicii similare cu cele care fac obiectul achizitiei la nivelul unui contract, a carui valoare este de minim 72.880 lei fara TVA (servicii similare=servicii de organizare evenimente: servicii hoteliere si de restaurant, inchiriere sali, mijloace de transport cu sofer sau similar).

Transmiterea documentelor ofertei se face la adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro.

Intrebare 11:

Referitor la subfactorul tehnic 2.1 va rugam sa clarificati modul de calcul al acestuia plecand de la un caz teoretic precum:

Numar de persoane propuse de un operator economic=5

Pers.1- experienta 5 contracte; Pers.2- experienta 5 contracte; Pers.3- experienta 3 contracte; Pers.4- experienta 3 contracte; Pers.5- experienta 2 contracte; Petotal n=?

Raspuns la Intrebarea 11:

Pers. 1, are punctaj 6 ( 30/n)

Pers.2, are punctaj 6

Pers.3 are punctaj 1/2 x30/5=3 puncte

Pers.4 are punctaj 3

Pers.5 are punctaj 1/4 x30/5= 1,5 puncte

Petotaln= 6x2+ 3x2+ 1,5= 19,5 puncte

A. Solicitare de clarificare operator economic:

In vederea participarii la achizitia de servicii pentru atribuirea acordului cadru de servicii de organizare evenimente in cadrul proiectului “ Sprijin pentru implementarea POR 2014-2020 in regiunea Nord – Est in perioada 2014-2017”, va rugam sa clarificati urmatoarele

1. Cum se va face atribuirea contractului subsecvent daca acordul cadru se va semna cu 3 opreratori si nu va fi nicio reluare a competitiei? Solicitarea de oferta, in vederea semnarii contractului subsecvent, va fi transmisa doar operatorului economic aflat pe primul lor? Solicitarea de oferta va fi via e mail ?

2. Oferta financiara va fi intocmita tinand cont de numarul maxim de participanti pentru fiecare tip de eveniment? Centralizatorul de financiara va avea 14 tipuri de evenimente pe numarul maxim de participanti, am inteles bine?

3. Se va oferta tarif unitar pentru fiecare categorie de servicii sau se va mentiona valoarea comisionului perceput (in procente) ?

Urmare a solicitarii de clarificare inregistrata la autoritatea contractanta cu nr.13105/05.09.2016 precizam urmatoarele:

1. Veti avea in vedere clauza 8 din modelul de acord-cadru-Modalitatea de atribuire a contractelor subsecvente, in baza acordului-cadru. Solicitarea de oferta in vederea semnarii contractului subsecvent, va fi transmisa doar operatorului economic aflat pe primul lor, pe adresa/adresele de e-mail pe care acesta le va preciza in cadrul propunerii sale tehnice.

2. Oferta financiara este reprezentata de comisionul unic si ferm raportat la contract subsecvent, exprimat procentual.

3. Oferta financiara este unica si ferma, indiferent de valoarea contractului subsecvent/ tipul de eveniment/ numarul de participanti si consta in comisionul exprimat procentual, pe care il va percepe prestatorul raportat la valoarea serviciilor real prestate.

B. Solicitare de clarificare operator economic:

1. Referitor la oferta financiara va rugam precizati daca intelegerea noastra este corecta: se va prezenta doar comisionul(%) ofertantului aplicabil fiecarui contract subsecvent, preturile pentru servicii urmand a fi comunicate la ofertarea pentru contractele subsecvente.

2. Va rugam sa ne transmiteti ora limita pentru depunerea ofertelor.

Referitor la solicitarea dvs de clarificare inregistrata la autoritatea contractanta cu nr. 13146/05.09.2016 precizam urmatoarele:

1. Intelegerea dvs este corecta, in cadrul propunerii financiare se va prezenta doar comisionul % ofertantului raportat la fiecare contract subsecvent, preturile serviciilor urmand sa fie comunicate in functie de solicitarea achizitorului inainte de semnarea contractului subsecvent.

2. Data limita depunere oferte: 08.09.2016, ora 23:59. Incepand cu data de 09.09.2016 va incepe evaluarea ofertelor depuse.

C. Solicitare de clarificare operator economic:

In caietul de sarcini cap.7 Modul de prezentare a propunerii financiare se precizeaza:”Oferta financiara va include comisionul (%) operatorului economic raportat la un contract subsecvent. Se va tine cont ca fiecarui eveniment ii corespunde un contract subsecvent.”

In modelul de acord-cadru art.6, pct.6.1 se precizeaza “Comisionul raportat la un contract subsecvent de servicii este cel inclus de promitentul-prestator in propunerea financiara si este prevazut in anexa nr. 2, la prezentul acord-cadru.

Va rugam sa clarificati semnificatia comisionului la care faceti referire in art. de mai sus si totodata sa puneti la dispozitia ofertantilor un formular/model pentru intocmirea ofertei financiare.

Urmare a solicitarii de clarificare nr.8966/05.09.2016 inregistrata la autoritatea contractanta cu nr.13180/06.09.2016 precizam urmatoarele:

1. Comisionul raportat la un contract subsecvent de servicii este valoarea maxima a comisionului pentru prestatiile de servicii (de intermediere, dupa caz) cu privire la rezervari, inchirieri, asigurare servicii de restaurant ,etc( conform activitati descrise in caietul de sarcini pct.2.2)pe care operatorul economic il va putea percepe pe intreaga durata a acordului-cadru. C uantumul comisionului(%) este menit sa acopere cheltuielile pe care operatorii economici le efectuaza cu prilejul prestarii serviciilor in cauza. Astfel, comisionul trebuie sa fie apt a sustine prin sine insusi, din punct de vedere economic, activitatea agentilor economici legata de executarea acordului-cadru si a contractelor subsecvente. Nu este necesara completarea unui formular/model specific pentru intocmirea ofertei financiare, comisionul raportat la un contract subsecvent de servicii (%) va fi precizat in clar, in cadrul ofertei depuse. In conformitate cu cap.12 din modelul de acord-cadru propunerea tehnico-financiara este Anexa la acordul-cadru de servicii.

Actualizat clarificari 05.09:

Solicitare de clarificare ofertant:
Cu privire la cerinta privind experenta similara solicitata va rugam sa confirmati intelegerea noastra ca serviciile similare se refera la servicii de organizare evenimente care includ: intermediere servicii hoteliere si de restaurant, inchiriere sali, mijloace de transport cu sofer sau similar, pregatire materiale suport pentru desfasurarea evenimentelor, etc.
De asemenea va rugam sa confirmati ca notiunea de “organizare evenimente”include activitati precum: organizare seminarii, organizare conferinte, organizare campanii de informare, etc, activitati de sustinere in organizarea celor mentionate.
 
Raspuns la solicitarea de clarificare 8938/05.09.2016, inregistrata la autoritatea contractanta cu nr.13110/05.09.2016:
Serviciile similare se refera la servicii de organizare evenimente care includ: servicii hoteliere si de restaurant, inchiriere sali, mijloace de transport cu sofer sau similar( mai putin servicii de transport aerian), servicii de traducere, pregatire materiale suport pentru desfasurarea evenimentelor.
Serviciile de organizare de evenimente include activitati precum: organizare seminarii , organizare conferinte/ conferinte de presa, organizare campanii de instruire, de informare, cu lectori sau fara lectori , activitati de sustinere in organizarea celor mentionate. Nu sunt incluse serviciile de formare profesionala, in baza carora se elibereaza certificate/ atestate recunoscute de organisme recunoscute la nivel national/ international si nici serviciile de campanii de publicitate media.

01.09.2016

Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est initiaza procedura simplificata proprie de achizitie a urmatoarelor categorii de servicii de organizare de evenimente:

1. Organizarea si derularea de sesiuni de informare dedicate potentialilor beneficiari si beneficiari de finantare POR 2014 – 2020; numar minim 16 - maxim 30 evenimente.

2. Organizarea si desfasurarea de conferinte regionale dedicate POR 2014 – 2020; numar minim 2 - maxim 4 evenimente .

3. Organizarea si derularea de sesiuni de informare dedicate mass media; numar minim 1 - maxim 2 evenimente

4. Organizarea si desfasurarea de evenimente dedicate promovarii POR 2014 - 2020 la Bruxelles; numar minim 1 - maxim 2 evenimente

5. Organizarea si derularea de sesiuni dedicate OI – AM POR; 1 eveniment in 2017

6. Organizarea si derularea de conferinte de presa; numar minim 1 - maxim 3 evenimente

7. Organizarea si desfasurarea de evenimente de descoperire antreprenoriala; numar minim 2 - maxim 6 evenimente

8. Organizarea si desfasurarea de evenimente cu reprezentantii mediului universitar; numar minim 1 - maxim 2 evenimente

9. Organizarea si desfasurarea de reuniuni ale Consortiului Regional de Inovare; numar minim 2 maxim 4

10. Organizarea si desfasurarea de seminarii de lucru adresate oraselor din Regiunea Nord-Est pe teme privind dezvoltarea urbana; numar minim 1 maxim 2

11. Organizarea si desfasurarea de reuniuni ale Comitetului de Monitorizare POR; numar minim 1 - maxim 2 evenimente

12. Organizarea si desfasurarea de reuniuni ale Consiliului pentru Dezvoltare Regionala: numar minim 4 - maxim 6 evenimente

13. Organizarea si desfasurarea de evenimente pentru personalul OIPOR; minim 2 - maxim 4 evenimente

14. Organizarea si desfasurarea de reuniuni CRP NE 2016 si 2017; numar minim 1 - maxim 2

Se va incheia un acord-cadru de servicii, cu maxim 3 ofertanti, in baza caruia se vor atribui 36-70 contracte subsecvente.

Data limita de depunere oferte: 08.09.2016.

Documentele ofertei (scanate), solicitarile de clarificari cu privire la documentatia de atribuire, vor fi transmise pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro. Raspunsurile la solicitarile de clarificari cu privire la documentatia de atribuire vor fi postate pe site-ul institutiei. Solicitarile de clarificari cu privire la documentele ofertei si raspunsurile la acestea, comunicarile cu privire la rezultatul procedurii vor fi transmise catre/ de la adresa de e-mail mai sus mentionata.

Criteriu de atribuire, in conditiile admiterii ofertei: cel mai bun raport calitate-pret.

1. Pretul ofertei/ comisionul raportat la contract subsecvent, Pfinanciar – punctaj maxim 40;

Pentru oferta cu comisionul cel mai mic se va acorda punctajul maxim alocat acestui factor de evaluare (40 de puncte), iar pentru celelalte oferte punctajul se va acorda dupa formula:

P financiar n = (comision minim/comision n) x 40

2. Criteriul tehnic - punctaj maxim 60, din care:

2.1.Subfactor tehnic 1:Experienta persoanelor propuse, concretizata in numarul de contracte similare in care respectivii experti au indeplinit acelasi tip de activitati ca cele pe care urmeaza a le indeplini in viitorul contract, Petotal - maxim 30 de puncte;

2.2.Subfactor tehnic 2, Numarul de persoane propuse pentru indeplinirea activitatilor din cadrul evenimentului, Pptotal - maxim 30 de puncte.

Punctarea criteriului tehnic:

2.1 Subfactor tehnic 1:Persoanei/lor care indeplinesc cerintele minime de la punctul 5 din caietul de sarcini, fara sa li se poata demonstra implicarea in contracte similare, li se va acorda punctaj 0 (zero). Suma punctajelor maxime alocate pentru subfactorul 1 este egala cu 30. Nu se cuantifica biletele de avion in cadrul contractelor, ci doar tipuri de servicii similare: cazare, masa, inchiriere Sala, autocar cu sofer. Punctajul aferent experientei persoanelor direct implicate in organizarea de evenimente (Pen) se va acorda pentru fiecare persoana in parte, raportat la contracte in valoare minima de 72.880 lei, fara TVA, astfel:

Pentru un numar n de persoane propuse, contracte diferite de persoana:

- pentru experienta constand in implicarea in 1 – 2 (inclusiv) contracte a persoanei propuse se acorda ¼ (30/n);

- pentru experienta constand in implicarea in 3 –4 (inclusiv) contracte a persoanei propuse se acorda ½ (30/n);

- pentru experienta constand in implicarea in peste 5 (inclusiv) contracte a persoanei propuse se acorda 30/n.

Petotal n= Pe1+...Pen

2.2.Subfactor tehnic 2: Pentru numarul maxim de persoane propuse se acorda 30 puncte. Pentru un numar mai mic de persoane punctajul se calculeaza procentual: Punctaj x= Nr. persoane x/Nr.max persoane x30

Se contabilizeaza numai acele persoane care au rol direct si justificat in clar de ofertant, in prestarea serviciilor de organizare de evenimente ale achizitorului (nu se cuantifica personalul auxiliar,economic,etc) si corelat cu activitatile solicitate in cadrul categoriilor de evenimente.

Punctajul final al ofertei va fi stabilit prin calcularea sumei punctajelor aferente fiecarui factor de evaluare, calculate conform algoritmului de calcul prezentat anterior.

Valoare estimata: 655.945 lei, fara TVA.

Caiet de sarcini achizitie servicii de organizare evenimente POR 2014-2020